Kljub temu, da nam družabna omrežja in orodja ter številne druge tehnologije omogočajo učinkovito komunikacijo, elektronska pošta ostaja delovni konj komunikacije v digitalni dobi in nič ne kaže, da se bo to spremenilo zelo hitro. Zato ta teden posvečam tehnologiji, ki je luč sveta prvič ugledala leta 1961. Ja, pred 48 leti.
Prva dva članka v seriji sta namenjena Gmailu in njegovi boljši uporabi, saj gre za zmogljivo spletno pošto, ki je postavila nove mejnike na svojem področju in spodbudila konkurenco na trgu, ki sta mu vladala Yahoo! in Microsoft, ki sta ob tistem času ponujala neverjetne zmožnosti, kot so nekaj MB prostora za elektronsko pošto.
Pa začnimo.
1. Postavite Gmail v središče svoje elektronske pošte
Ena od glavnih prednosti je, da lahko Gmail pobira elektronsko pošto s kateregakoli računa, ki podpira dostop preko protokola POP3. To pomeni, da lahko v svojem nabiralniku združite elektronsko pošto z neomejenega števila računov. Gre za izredno koristno možnost, saj vam ni več potrebno odpirati različnih storitev, da bi pregledali svojo pošto. Pred kratkim je dostop POP3 vklopil tudi Windows Live Hotmail, tako da bo potrebno počakati samo še na Yahoo! Mail, ki tega zaenkrat še ne podpira.
Zadevo vklopite tako, da izberete Nastavitve – jeziček Računi. Nato pod možnostjo Nalaganje pošte iz drugih računov kliknete na Dodaj e-poštni račun. Nato sledite navodilom, za nastavitve pa je seveda treba pogledati pod posamezne nastavitve pri posameznih storitvah. Bodite pozorni na zahtevo po povezavi SSL, naslovu strežnika POP in vrata za dostop.
2. Uporabljajte oznake
Oznake so med najbolj koristnimi možnostmi v Gmailu. Gre namreč za zamenjavo map v klasičnih odjemalcih za elektronsko pošto. Z oznakami lahko na hitro pregledate pošto, jo uredite in izbirate. Vsako od oznak lahko opremite tudi s posebno barvo in tako že z enim pogledom hitreje odkrijete svoja sporočila.
Kdaj uporabljati oznake? Nekaj zamisli:
- Za urejanje pošte glede na podjetje iz katerega prihaja pošiljatelj
- Za urejanje pošte glede na projekte
- Za urejanje pošte glede na vsebino (reklama, dopis, dogodek)
- Za urejanje pošte glede na dejanje – recimo, da odgovorite na določeno sporočilo in čakate na odgovor. V tem primeru sporočilo preprosto označite z oznako “Čakam” in konec tedna pregledate na katera sporočila še niste prejeli odgovora.
Oznake pripenjate s klikom na gumb Oznake na vrhu nabiralnika. Vsakemu sporočilo, oziroma pogovoru lahko dodate več oznak, do map pa dostopate s klikom na ime oznake na levi strani nabiralnika.
3. Filtri vam lahko olajšajo življenje
Filtri pridejo lahko prav pri številnih nalogah. Z njimi lahko sporočila premaknete neposredno v arhivsko mapo, jih opremite z oznako ali pa posredujete na drug račun. Zelo prav pridejo ravno pri določanju oznak, če želite pošto razporediti v različne mape glede na pošiljatelja.
Filter ustvarite tako, da izberete Nastavitve – jeziček Filtri. Filter lahko ustvarite na podlagi pošiljatelja, prejemnika, zadeve ali vsebovanih besed. Na voljo vam je več možnosti, kot so samodejno arhiviranje, samodejno označevanje kot prebrano, uporaba zvezdice, uporaba oznake, posredovanje in brisanje.
4. Spletna aplikacija ne pomeni, da tipke ne delujejo
Spletne aplikacije se žal pogosto preveč zanašajo na uporabo miške. Gmail je nekoliko drugačen in podpira številne bližnjice na tipkovnici. Jih pa morate najprej vklopiti. Možnost je na voljo pod Nastavitve -jeziček Splošno - Bližnjice na tipkovnici. Med njimi so:
V nabiralniku:
c – Odpre novo sporočilo
j - Premik na starejši pogovor(trenutno izbrano sporočilo je označeno z majhno puščico). Enter odpre sporočilo.
k - Premik na novejši pogovor Enter odpre sporočilo.
e - Arhivira sporočilo
x - Izbere sporočilo, enako kot da bi kliknili na izbirno polje na skrajni levi sporočila
l - Odpre meni za dodajanje oznak
Shift + i – označi sporočilo kot prebrano in se premakne na naslednjega
* + a – Izbere vsa prikazana sporočila
Pri pisanju sporočila ga lahko pošljete s kombinacijo tipk Tab + Enter.
Celoten seznam bližnjic je na voljo na navodilih za Gmail.
5. Uporabite napredne možnosti iskanja
Gmail ima kar nekaj možnosti, ki vam omogočajo preprosto iskanje. Med operatorji, ki jih lahko uporabite so:
from: Prikaže sporočila od določenega pošiljatelja
to: Prikaže sporočila za določenega prejemnika
subject: rezultati ustrezajo tej zadevi
label: prikaže vsa sporočila z določeno oznako
is: unread prikaže samo neprebrana sporočila
after: išče po sporočilih, prejetih po določenem datumu
before: išče po sporočilih, prejetih pred določenim datumom
Operatorje lahko združujete. Recimo.
from: matija label: podjetje bo poiskal vsa sporočila, ki jih je poslal Matija in nosijo oznako “podjetje”
from: matija is: unread bo prikazal vsa sporočila, ki jih je poslal Matija in so ostala neprebrana.
6. Posvetite trenutek stikom
Gmail vsebuje še kar dobro orodje za upravljanje stikov. Med glavnimi prednostmi je vsaj po mojem mnenju samodejno izpolnjevanje, vendar si nekateri želijo bolj podrobnega nadzora in v zadnjih mesecih imajo na voljo več možnosti.
Pod možnostjo Stiki so prikazani vsi stiki, ki vam pošiljajo pošto ali ste jim vi poslali sporočila. Urejate jih lahko v skupine, kar vam olajša pošiljanje na večje število stikov (recimo Sodelavci, Družina, Sovražniki). Moji stiki predstavljajo skupino, v katero sami dodajate stike, skupina Vsi stiki pa vključujejo vse naslove, ki ste jim pošto poslali petkrat ali večkrat.
Na voljo imate tudi možnost združevanja stikov, če gre za isto osebo z več naslovi ali kaj podobnega. Stiki v Gmailu so verjetno ena najšibkejših možnosti v celotni spletni aplikaciji, so pa dovolj za prvo sile. Če boste potrebovali kaj zmogljivejšega pa se bo potrebno ozreti kam drugam.
To je prvi zapis v tednu elektronske pošte. Drugi zapisi bodo na voljo v naslednjih dneh. Jutri lahko pričakujete zapis o najkoristnejših dodatnih možnosti v Gmailu.
Če vam je bil zapis všeč, blog spremljate še naprej: preko mojega Twitter profila ali pa RSS-a tega bloga. Glasbeni članki so v povprečju objavljeni enkrat tedensko.
Povezani zapisi
15 pravil elektronske pošte
Učinkoviti naslovi elektronske pošte
.
